Email Signatur erstellen und verwalten 📧

Artikel aktualisiert am 04.05.2023

Inhaltsverzeichnis

  1. Aktuelle Trends Email Clients
  2. Was gehört in eine Email Signatur?
  3. Wie erstelle ich eine professionelle Email Signatur?
  4. Responsive Email Signatur
  5. Verschiedene EndgerÀte zum Lesen
  6. Tag und Nachtmodus
  7. Produktempfehlung

Das bekannteste Email-Programm auf Computern war vermutlich viele Jahre lang Microsoft Outlook. Wie eine Standard E-Mail-Signatur Outlook funktioniert, erklÀrt Microsoft in dem Artikel Erstellen einer E-Mail Signatur.
Fortgeschrittene Administratoren können auch serverseitige Regeln im Exchange Admin Center nutzen. Auch kann fĂŒr eine Email Signatur Vorlage Word behilflich sein. Warum das nicht die ideale Lösung ist, erklĂ€ren wir spĂ€ter in diesem Beitrag.

Ein Blick in die Statistiken verrÀt, dass es eine weltweit andere Entwicklung bei Nutzerinnen und Nutzern gibt. Laut der Website Statista.com wurden im Juli 2021 folgende 8 Email Clients am meisten verwendet:

  1. Apple iPhone 37%
  2. Gmail 34%
  3. Apple Mail 9%
  4. Outlook 6%
  5. Yahoo Mail 4%
  6. Google Android 2%
  7. Outlook.com 1%
  8. Samsung Mail 1%
Statista Email Programme Marktanteile
Marktanteile der Top 8 Email-Clients weltweit Stand Juli 2021 – Quelle und Rechte von Statista.com

Die Nutzung von mobilen GerĂ€ten wie Tablets oder Smartphones hat dazu gefĂŒhrt, dass mittlerweile 4 von 5 Nutzerinnen und Nutzer regelmĂ€ĂŸig Emails mobil lesen und auch gelegentlich schreiben. Diese Information stammt aus einer Studie des Marktforschungsinstituts Convios Consulting. Aufgrund dieser Tatsache sollten sich Absenderinnen und Absender von professionellen Emails auch Gedanken darĂŒber machen, wie die Darstellung der Email und Email Signatur auf allen EndgerĂ€ten sichergestellt werden kann.

Was gehört in eine EMail Signatur?

In einer privaten Signatur sind hÀufige Angaben:

  • Vor-und Nachname
  • Telefonnummer
  • Email Adresse
  • Links zu Profilen in sozialen Netzwerken
Private Email Signatur
Beispiel einer privaten Email Signatur

Möchten Sie eine geschÀftliche Email Signatur erstellen, gibt es andere rechtliche Grundlagen. Bereits seit dem 01. Januar 2007 gelten geschÀftliche Emails als GeschÀftsbriefe. Daher sind auch einige Pflichtangaben zwingend erforderlich:

  • Name der Firma und Rechtsform gemĂ€ĂŸ Handelsregister
  • Anschrift beziehungsweise Firmensitz
  • Registergericht inklusive Registrierungsnummer im Handelsregister
  • Namen der GeschĂ€ftsfĂŒhrerinnen und GeschĂ€ftsfĂŒhrer sowie je nach GeschĂ€ftsform auch Vorstandsvorsitzende und Ausichtsratvorsitzende
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten außerdem ihre Stellung im Unternehmen und individuelle Kontaktdaten hinterlegen.
Geschaeftliche Email Signatur
Beispiel einer geschÀftlichen Email Signatur

Wie erstelle ich eine professionelle Email Signatur?

Die Suche nach einer Lösung zur zentralen Verwaltung einer professionellen Signatur hat uns bewogen, diesen Artikel zu erstellen. Beginnen Sie zum Beispiel nach dem Begriff Email Signatur-Generator zu suchen, werden verschiedene Ergebnisse der Suchmaschinen angezeigt. Daher fĂ€llt die Qual der Wahl schwerer als zunĂ€chst befĂŒrchtet. Verschiedene Angebote locken erst mit kostenlosen Einstiegslösungen, beim genaueren Hinsehen kommen Sie aber oft nicht um eine kostenpflichtige Lösung herum, was auch grundsĂ€tzlich nicht schlimm ist, wenn die Ergebnisse zufriedenstellend sind.

Bei verschiedenen Versuchen eine Signatur so zu gestalten, dass die Darstellung fehlerfrei funktioniert, kamen wir bei unseren Tests zum Ergebnis, dass die Standard-Lösung von Outlook nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Was auf den ersten Blick schnell zu realisieren sein scheint, kann schnell mehrere Stunden Zeit in Anspruch nehmen. Wie sich schon bei dem Erstellen von Websites als technisch einwandfrei funktionierend herausgestellt hat, ist auch fĂŒr eine gut funktionierende Email Signatur HTML Code erforderlich. Doch auch das Generieren von Signaturen in herkömmlichen HTML Code hat sich bei dem von uns genutzen Setup als Ă€ußerst umstĂ€ndlich erwiesen. Nicht in allen Programmen wurden die Mails gleich dargestellt.

Responsive Email Signatur

Verschiedene EndgerÀte zum Lesen

Ein Àhnliches Prinzip wie der Standard bei dem Responsive Webdesign als Kriterium möglichst anwendungs-freundlicher Websites sollte auch eine Email mit Signatur auf allen GerÀten gleich angezeigt werden.

Barrierefreies Webdesign, Darstellung von Tablet Monitor Laptop und Smartphone
Smartphone Tag und Nachtmodus


Tag und Nachtmodus

Die Smartphones wandeln schwarzen Text im Nachtmodus in weiße Schrift um, sodass ein gutes KontrastverhĂ€ltnis weiter gewĂ€hrleistet ist. Bei anderen Schriftfarben wie zum Beispiel blauen Links kann es dagegen zu einem unzufriedenstellenden KontrastverhĂ€ltnis fĂŒhren. Auch Fotos und Logos sollten so optimiert sein, dass es zu einem ansprechenden Design fĂŒhrt.


Produktempfehlung

Die ErfĂŒllung unserer Anforderungen hat CodeTwo als einziges Programm voll zufriedenstellend erfĂŒllt. Daher hat distriko das Produkt mit ins Angebot aufgenommen. Gerne zeigen wir in einem Termin die gesamten Möglichkeiten auf! Voraussetzung fĂŒr die Nutzung ist eine Microsoft 365 Business Standard Lizenz, welche Sie gern bei uns buchen können.

Ihre Email-Signaturen werden in einer zentralen Cloud OberflĂ€che verwaltet. Egal wieviele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Unternehmen hat, sie haben die volle Kontrolle ĂŒber die Inhalte der Signaturen.
Es entstehen Möglichkeiten zu Marketing-Maßnahmen wie einem aktuellen Angebots-Banner. Interessiert Sie, wie die aktuelle Signatur aussieht? Dann machen Sie den ersten Schritt und senden eine Nachricht 😉 – Sie bekommen schnell eine Antwort!

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