Microsoft 365 – Besser Arbeiten dank Standards

Artikel aktualisiert am 09.09.2024

Hinweise zum Thema Barrierefreiheit

Microsoft 365 bietet erstklassige Anwendungen und leistungsstarke Cloud-Dienste, die bereits integrierte Barrierefreiheits-Funktionen haben. Sie wurden entwickelt, um weltweit Bedürfnisse von Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten zu erfüllen. So wird Kreation, Kommunikation und Kollaboration auf allen Geräten für alle Menschen ermöglicht. Weitere Informationen lesen Sie unter Microsoft – inklusiv und barrierefrei auf der Microsoft Website.

Hinweis zum Support von Microsoft 365

Lesen Sie selbst in der Dokumentation nach, bevor Sie den Support oder uns kontaktieren. Das erspart für die meisten Fälle Kosten und Zeit. Sie erreichen die Übersicht der Microsoft 365 Dokumentation unter https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/.

Wenn Sie persönliche Unterstützung bevorzugen, kann im Rahmen der Online-Beratung ein Training oder Konzept entwickelt werden. Diese Leistungen sind kostenpflichtig und nicht in den Lizenzgebühren enthalten.

Wie erhalte ich direkten Support von Microsoft?

Der direkte Weg zur Unterstützung bei einer besonderen Aufgabe führt über das Admin Center. Um ein Ticket bei Microsoft direkt zu eröffnen, gehen Sie wie folgt vor:

• Login unter admin.microsoft.com
• Linke Seitenleiste Support anklicken
• Hilfe und Support anklicken
• Im Fenster rechte Seite auf den zweiten Reiter Support kontaktieren klicken
• Im Dropdown-Menü Microsoft als Supportanbieter auswählen
• Support von einem Agent erhalten
• Den Fall genau beschreiben und auf Unterstützung warten

Wir haben mit dem Support sehr gute Erfahrungen gemacht. Auch spezielle Aufgaben konnten auf diese Weise meist innerhalb von 24 Stunden gelöst werden. Die Anwendungsfälle sind so vielfältig, dass auf diesem Weg oft eine schnelle und effiziente Kommunikation und Lösung möglich ist.

Die Migration von Inhalten

Sowohl bei dem Wechsel und der Migration von Inhalten auf unserem Webserver, als auch anderen Anbietern am Markt kann Unterstützung geleistet werden. Wenn Sie bereits ein dauerhaftes Abo über eine Website-Flatrate haben, berücksichtigen wir dies bei den Kosten.

Die Migration ist ein Prozess, der mehrere Stunden Arbeit mitbringt. Microsoft bietet in der Dokumentation Leitfäden zur Erklärung an. Daher können solche Aufgaben auch von einer technisch interessierten Person im Unternehmen erledigt werden.

Die erste Nutzung von Microsoft 365

Wenn Sie Microsoft 365 als neue Nutzerin oder neuer Nutzer erstmalig nutzen, machen Sie sich mit den Funktionen in Ruhe vertraut. Ab der Business Standard Lizenz können Sie auch ihre gewünschten Apps installieren. Dafür befolgen Sie die folgenden Schritte:

1. Login unter https://microsoft365.com/login
2. Eingabe Benutzername (Mail-Adresse) und Passwort
3. Einrichtung und Bestätigung mit Hilfe der Microsoft Authenticator App
4. Anschließend können Sie die passenden Apps herunterladen und installieren. Dafür benötigen Sie Admin-Rechte auf ihrem PC, Mac, Tablet oder Smartphone!

Tipp: Der YouTube Kanal von Microsoft enthält sehr viele Videos mit Erklärungen bereit! Sie finden den Link in der Link-Sammlung am Ende dieses Artikels.

Hinweis zur Webmail-Nutzung

Wenn für Sie der E-Mail Service über Microsoft 365 konfiguriert ist, gelangen Sie über https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/outlook/ zur Übersicht und den Möglichkeiten zum Login. Beim Wechsel innerhalb einer Website-Betreuung vom E-Mail Service unseres Webservers zu Microsoft 365 kann zur besseren Nutzung eine komfortable Weiterleitung zum Login bei Microsoft eingerichtet werden. Das erleichtert die Änderung für das Team.

Hinweis zur Administration

Wenn Sie die Berechtigung zur Administration ihrer Microsoft 365 Accounts im Unternehmen haben, nutzen Sie den Link https://admin.microsoft.com/ zur Anmeldung im Microsoft 365 Admin Center. Dort finden Sie auch die Zugriffe für alle anderen Bereiche der Administration wie Compliance, Exchange, Microsoft Entra, Office-Konfiguration, SharePoint, Sicherheit, Suche und Intelligenz, sowie Teams.

Wichtiger Hinweis: Öffnen Sie in ihrem Browser ein Fenster im Inkognito-Modus!

Wenn Sie globale Rechte zur Administration haben, können Sie auch die Rollen für andere Benutzer zuweisen.
Hilfreich dazu ist der Link Zuweisen von Administratorrollen im Microsoft 365 Admin Center.

Hinweis zum Backup von Daten

Die E-Mails, Kontakte und Termine in Microsoft 365 werden nicht automatisch an einem weiteren Ort gesichert. Dafür gibt es zusätzliche Computer-Programme, die wir optional konfigurieren können.

Erweiterung von Funktionen in Outlook

Es gibt eine Vielzahl von Erweiterungen in Form von Apps für Outlook. Zum jetzigen Stand im Juli 2024 finden Sie die Einstellungen an der folgenden Stelle:

• Outlook am Desktop öffnen
• Navigation zur linken, vertikalen Seitenleiste
• Den Punkt „weitere Apps“ anwählen
• In dem Suchfeld nach dem gewünschten Begriff suchen

Je nach Berechtigungen sind Unterstützungen von Personen mit Admin-Berechtigungen erforderlich. Auch Administratoren können über den Admin-Bereich Apps für die gesamte Organisation bereitstellen. Dazu gibt es einen Artikel Bereitstellen von Add-Ins im Microsoft 365 Admin Center mit ausführlicher Beschreibung.

Erstellung von Abwesenheits-Nachrichten

Es gibt sowohl die Möglichkeit, als User und als Admin die automatischen Antworten für Postfächer festzulegen.

Abwesenheits-Nachrichten von Usern selbst erstellen

Aktivierung Abwesenheits-Meldungen für Konten in Outlook

Abwesenheits-Nachrichten von Admins erstellen

Festlegen von automatischen Antworten für Postfächer über Admin-Center

Anpassung von Microsoft 365 an eigene Marken

Sowohl die Login-Seite, als auch die Bereiche für User im eingeloggten Zustand können an persönliche Wünsche für ein einheitliches Branding angepasst werden. Dafür sind globale Berechtigungen für den Bereich Microsoft Entra erforderlich. Unter den folgenden Links und weiterführenden Artikeln können Information dazu erarbeitet werden. Dabei sollten die Hinweise für die Bereiche der Anwendung von Logos zwingend berücksichtigt werden.
Sonst können leicht Fehler im Kontrast der Vordergründe zu den Hintergründen entstehen.

Konfigurieren des Unternehmensbrandings

Hinzufügen ihres Unternehmensbrandings zur Microsoft 365-Anmeldeseite

Passen Sie das Microsoft 365-Design für Ihr Unternehmen an

Anzeigen von geteilten Postfächern in Outlook

Wegen einiger, globaler Neuerungen kam es aktuell zu Änderungen im Anzeigen von Postfächern in Outlook. Wir haben die Änderung im August 2024 bemerkt. Wenn Sie zum Beispiel Berechtigungen für mehrere, geteilte Postfächer haben, kann es erforderlich sein, Änderungen vorzunehmen. Bisher wurden Postfächer als Konten in Outlook hinzugefügt. Wir sind darauf aufmerksam geworden, dass es jetzt eine andere Vorgehensweise zum Anzeigen von geteilten Postfächern gibt. Um die verfügbaren und berechtigen Postfächer anzuzeigen, verbinden Sie als Erstes das persönliche Konto zum Beispiel vorname.nachname@domain.de mit Outlook. Anschließend klicken Sie auf die 3 Punkte neben dem persönlichen Postfach. Wählen Sie den Punkt „Freigegebenen Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen“. Dort können Sie den Postfach-Namen oder Ordner-Namen in einem Suchfeld eingeben und anschließend auswählen. Dann wird das Postfach als Unterordner in dem persönlichen Postfach angezeigt. Diese und Weitere Informationen sind auch in dem verlinkten Beitrag in der Lernplattform bei Microsoft zu finden.

Nutzung von Kalendern und Kontakten in Microsoft 365

Für die Nutzung von geteilten Kalendern und Kontakten verweisen wir aktuell auf den Artikel und den umfangreichen Leitfaden in der Lernplattform von Microsoft.

Freigeben von Kalendern und Kontakten in Microsoft 365

Sammlung von weiteren Support-Links bei Microsoft

Die aufgeführten Links stammen aus Support-Anfragen und dienen als lebendiges Nachschlagewerk. Die Dokumentation von Microsoft 365 ist sehr umfangreich und ermöglicht sehr viele Szenarien.

Übersicht Microsoft 365-Dokumentation
Internationale Verfügbarkeit von Microsoft 365
Microsoft 365 Booking App
YouTube Kanal Microsoft 365
Server-Einstellungen für E-Mail Synchronisation
Alles über Kennwörter
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Zurücksetzen von Kennwörtern in Microsoft 365
Hinzufügen eines E-Mail-Kontos zu Outlook
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