Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit HubSpot?

HubSpot hat eine native Peppol-E-Rechnungsfunktion für Deutschland und Belgien als Beta veröffentlicht. Dieser Artikel berücksichtigt den neuen Funktionsumfang und vergleicht ihn mit der ZUGFeRD-Erstellung über HSDSYNC.

HubSpot bietet seit dem 26. August 2026 in einer Beta eine native Möglichkeit an, E-Rechnungen in Deutschland und Belgien über das Peppol-Netzwerk zu versenden. Voraussetzung ist ein verbundenes Stripe-Konto mit aktivierten Abbuchungen und Auszahlungen. Stripe muss dabei nicht als Zahlungsmethode verwendet werden.

Daneben können Unternehmen mit HSDSYNC aus ihren HubSpot-Rechnungen EN-16931-konforme ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen und elektronisch versenden. Eine Registrierung des Rechnungsempfängers bei Peppol ist dafür nicht erforderlich. Die sichtbare Rechnung wird zusätzlich als PDF/UA-konformes Dokument ausgegeben.

Welche Lösung geeignet ist, hängt deshalb vor allem vom gewünschten E-Rechnungsformat, dem Versandweg, der Peppol-Erreichbarkeit des Empfängers sowie den Anforderungen an Barrierefreiheit, Stripe und DATEV ab.

Das Wichtigste in Kürze

• HubSpot bietet für Deutschland und Belgien eine native Peppol-E-Rechnung als Beta an.
• Für die Aktivierung ist ein verbundenes Stripe-Konto mit aktivierten Abbuchungen und Auszahlungen erforderlich.
• Der Rechnungsempfänger muss über das Peppol-Netzwerk erreichbar sein.
• Ist der Empfänger nicht bei Peppol registriert, versendet HubSpot eine Standard-HubSpot-Rechnung.
• Das konkrete E-Rechnungsformat wird in der veröffentlichten Beta-Dokumentation nicht benannt.
• HSDSYNC erzeugt EN-16931-konforme ZUGFeRD-Rechnungen.
• Für den Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung von HSDSYNC ist keine Peppol-Registrierung erforderlich.
• Die sichtbaren Rechnungen von HSDSYNC sind zusätzlich PDF/UA-konform.
• Stripe kann mit HSDSYNC verbunden werden, ist aber keine Voraussetzung.
• HSDSYNC unterstützt außerdem die Aufbereitung von Daten für DATEV-nahe Buchhaltungsprozesse.

Welche E-Rechnungsfunktion bietet HubSpot inzwischen an?

HubSpot hat am 26. August 2026 eine Peppol-E-Rechnungsfunktion für Deutschland und Belgien als Beta veröffentlicht. Damit können strukturierte und maschinenlesbare Rechnungen direkt aus dem HubSpot-Rechnungsprozess über das Peppol-Netzwerk versendet werden.

Für die Nutzung ist ein verbundenes Stripe-Konto erforderlich, bei dem Abbuchungen und Auszahlungen aktiviert sind. Stripe muss allerdings nicht für die Zahlung der betreffenden Rechnungen genutzt werden.

Nach der Aktivierung prüft HubSpot automatisch, ob der Rechnungsempfänger über Peppol erreichbar ist. Ist dies der Fall, wird die E-Rechnung über das Netzwerk übertragen. HubSpot zeigt anschließend verschiedene Lieferzustände an, beispielsweise „Ausstehend“, „Versand“, „Eingereicht“, „Geliefert“, „Angenommen“ oder „Abgelehnt“.

Ist der Rechnungsempfänger nicht bei Peppol registriert, wird die Rechnung laut HubSpot als Standard-HubSpot-Rechnung versendet. Unternehmen sollten daher prüfen, ob sie für solche Empfänger trotzdem eine strukturierte E-Rechnung benötigen.

Das bei der Peppol-Übertragung verwendete strukturierte Rechnungsformat wird in der veröffentlichten Beta-Dokumentation nicht konkret benannt. Deshalb lässt sich auf dieser Grundlage nicht sicher sagen, ob HubSpot eine XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 oder eine andere mit EN 16931 kompatible Ausprägung erzeugt.

Welche Vorteile bietet die native Peppol-Funktion?

Die native Integration eignet sich besonders für Unternehmen, deren Geschäftskunden bereits über Peppol erreichbar sind. Der Rechnungsprozess bleibt innerhalb von HubSpot und benötigt für die Übertragung über das Peppol-Netzwerk keine zusätzliche App.

Zu den wesentlichen Funktionen der Beta gehören:

• Erstellung und Versand innerhalb des HubSpot-Rechnungsprozesses
• automatische Prüfung der Peppol-Erreichbarkeit des Empfängers
• Übertragung der E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk
• Nachverfolgung des Lieferstatus im Rechnungsdatensatz
• eingeschränkte Unterstützung von Gutschriften
• Verfügbarkeit für alle HubSpot-Produkte und Produktversionen

Beim Versand wird die Rechnung gesperrt. Änderungen, Löschungen und Stornierungen sind anschließend nicht mehr möglich. Gutschriften werden über Peppol übertragen, wenn sie auf eine zuvor elektronisch versandte Rechnung angerechnet werden. Pro Vorgang kann in der aktuellen Beta nur eine elektronisch ausgestellte Gutschrift verrechnet werden.

Native HubSpot-E-Rechnung oder HSDSYNC?

Die native Peppol-Funktion und HSDSYNC ermöglichen beide elektronische Rechnungsprozesse auf Grundlage von HubSpot-Daten. Sie unterscheiden sich jedoch beim Format, beim Versandweg und bei den zusätzlichen Funktionen.

Bereich	Native HubSpot-Funktion	HSDSYNC
Status	Beta seit 26. August 2026	Im HubSpot App Marketplace verfügbar
Übertragungsweg	Peppol	Elektronischer Versand ohne notwendige Peppol-Registrierung
Empfängervoraussetzung	Empfänger muss über Peppol erreichbar sein	Keine Peppol-Registrierung erforderlich
E-Rechnungsformat	In der Beta-Dokumentation nicht konkret benannt	ZUGFeRD nach EN 16931
Sichtbare Rechnung	In der Beta-Dokumentation nicht näher beschrieben	ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten
Barrierefreiheit	Keine PDF/UA-Ausgabe dokumentiert	PDF/UA-konforme Rechnung
Stripe	Verbundenes Konto mit aktivierten Abbuchungen und Auszahlungen erforderlich	Optional
Gutschriften	In der Beta eingeschränkt unterstützt	Derzeit noch nicht verfügbar
Lieferstatus	Peppol-Status im Rechnungsdatensatz	Status im HSDSYNC-Versandprozess
Nicht über Peppol erreichbare Empfänger	Erhalten eine Standard-HubSpot-Rechnung	Können eine ZUGFeRD-E-Rechnung erhalten
DATEV	In der Beta-Dokumentation nicht beschrieben	Kommunikation mit DATEV und Aufbereitung für Buchhaltungsprozesse
Zusätzliche Empfänger	In der Beta-Dokumentation nicht beschrieben	Primärer Empfänger plus bis zu zwei zusätzliche Adressen

Die native Peppol-Funktion ist insbesondere dann interessant, wenn der Rechnungsempfänger bereits über Peppol erreichbar ist und ein entsprechend eingerichtetes Stripe-Konto verbunden werden kann. HSDSYNC eignet sich besonders, wenn ausdrücklich eine ZUGFeRD-Rechnung benötigt wird, der Empfänger nicht bei Peppol registriert ist oder zusätzliche Anforderungen an PDF/UA, DATEV und den Versandprozess bestehen.

Welche Voraussetzungen müssen in HubSpot erfüllt sein?

Die Qualität der E-Rechnung hängt wesentlich von den Daten ab, die bereits in HubSpot vorliegen. Vor der Erstellung sollten deshalb alle benötigten Angaben vollständig und richtig gepflegt sein.

Dazu gehören insbesondere:

• vollständiger Unternehmensname
• Rechnungsanschrift
• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Bezeichnung der Produkte und Leistungen
• Mengen und Einzelpreise
• Nettobeträge
• Umsatzsteuersätze
• Umsatzsteuerbeträge
• Gesamtrechnungsbetrag
• Zahlungsziel
• Zahlungsinformationen
• gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• gegebenenfalls Bestellnummer oder andere Referenzen

Nicht jedes Feld ist bei jedem Geschäftsvorgang zwingend erforderlich. Entscheidend ist, dass die steuerlich und fachlich benötigten Informationen vollständig vorliegen und den richtigen Datenfeldern zugeordnet werden können.

Anleitung: E-Rechnung mit HubSpot und HSDSYNC erstellen

1. Rechnung in HubSpot anlegen

Die Rechnung wird zunächst innerhalb des vorhandenen HubSpot-Prozesses erstellt. Grundlage können beispielsweise ein abgeschlossener Deal, ein Angebot, ein Abonnement oder hinterlegte Rechnungspositionen sein.

Unternehmen müssen ihren Vertriebsprozess dafür nicht in eine separate Rechnungssoftware verlagern. HubSpot bleibt der Ausgangspunkt für die Kundendaten, Produkte, Leistungen und Rechnungen.

2. Rechnungsdaten prüfen

Vor der weiteren Verarbeitung sollten die Rechnungsdaten kontrolliert werden. Besonders wichtig sind:

• richtige Rechnungsanschrift
• eindeutige Rechnungsnummer
• korrektes Rechnungsdatum
• vollständige Rechnungspositionen
• richtige Steuerangaben
• plausibler Gesamtbetrag
• korrektes Zahlungsziel

Eine technisch gültige E-Rechnung kann trotzdem inhaltlich falsch sein. Die technische Verarbeitung ersetzt daher keine kaufmännische und steuerliche Prüfung.

3. HSDSYNC mit HubSpot verbinden

HSDSYNC ist als App im HubSpot App Marketplace verfügbar. Nach der Installation wird die Anwendung mit dem gewünschten HubSpot-Account verbunden.

Die App erhält Zugriff auf die Daten, die für den Rechnungsprozess benötigt werden. Dazu gehören abhängig von der jeweiligen Konfiguration unter anderem:

• Rechnungen
• Rechnungspositionen
• Produkte
• Unternehmen
• Kontakte
• Zahlungen

Die erforderlichen Berechtigungen werden bei der Installation der App angezeigt.

4. Rechnungsdaten synchronisieren

HSDSYNC übernimmt die relevanten Rechnungsinformationen aus HubSpot und führt sie in einer zentralen Übersicht zusammen.

Dabei bleibt nachvollziehbar, welche HubSpot-Rechnung zu welchem Unternehmen, Kontakt und Zahlungsvorgang gehört. Aktuelle und historische Daten können gemeinsam ausgewertet werden.

5. E-Rechnung erzeugen

Aus den strukturierten HubSpot-Daten erzeugt HSDSYNC eine ZUGFeRD-Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

ZUGFeRD verbindet zwei Bestandteile innerhalb einer Datei:

1. Eine sichtbare PDF-Rechnung für die menschliche Nutzung.
2. Eine eingebettete XML-Datei für die automatische Verarbeitung durch geeignete Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

HSDSYNC unterstützt ausschließlich ZUGFeRD. Eine separate XRechnung wird derzeit nicht erzeugt.

Die technischen Unterschiede zwischen PDF/UA, PDF/A-3, ZUGFeRD, XRechnung und EN 16931 erläutern wir ausführlich in unserem Beitrag über barrierefreie Rechnungen und E-Rechnungen.

6. Rechnung versenden

Die fertige Rechnung kann dem Rechnungsempfänger auf einem geeigneten elektronischen Weg bereitgestellt werden.

Das Bundesfinanzministerium schreibt für den B2B-Bereich grundsätzlich keinen einzelnen Übertragungsweg vor. Abhängig vom vereinbarten Rechnungsprozess kommen beispielsweise folgende Wege infrage:

• Versand per E-Mail
• Bereitstellung über ein Kundenportal
• Übermittlung über eine elektronische Schnittstelle
• gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort
• Übertragung über ein spezialisiertes Rechnungsnetzwerk

Welcher Weg geeignet ist, hängt von den beteiligten Unternehmen und deren technischen Prozessen ab.

7. Zahlung und Buchhaltung weiterverarbeiten

Nach der Rechnungserstellung endet der Prozess nicht zwangsläufig. Unternehmen müssen außerdem nachvollziehen können:

• ob eine Rechnung versendet wurde
• ob eine Zahlung eingegangen ist
• welcher Zahlungseingang zu welcher Rechnung gehört
• ob eine Erstattung erfolgt ist
• welche Daten für die Buchhaltung benötigt werden
• welche Informationen an die Steuerberatung übergeben werden

HSDSYNC führt dafür relevante Rechnungs- und Zahlungsdaten aus HubSpot und optional aus Stripe zusammen.

Die Daten können anschließend für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse und die weitere Verarbeitung mit DATEV aufbereitet werden. Der genaue Übertragungsweg hängt vom eingesetzten DATEV-Produkt, den verfügbaren Schnittstellen und dem mit der Steuerberatung abgestimmten Ablauf ab.

Weitere Informationen dazu enthält unser Beitrag über die HubSpot-DATEV-Schnittstelle.

Welche Daten übernimmt HSDSYNC aus HubSpot?

HSDSYNC nutzt die bereits im HubSpot-Rechnungsprozess vorhandenen Informationen. Abhängig von der jeweiligen Rechnung und Konfiguration gehören dazu insbesondere:

Bereich	Beispiele
Unternehmen	Firmenname, Anschrift und steuerliche Angaben
Kontakte	zuständige Rechnungsempfängerinnen und Rechnungsempfänger
Rechnungen	Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Status
Rechnungspositionen	Produkt, Leistung, Menge, Preis und Steuer
Produkte	Bezeichnung und zugeordnete Produktinformationen
Zahlungen	Zahlungsbetrag, Zahlungszeitpunkt und Zahlungsstatus
Stripe	Transaktionen, Erstattungen und Auszahlungen

Die konkrete Datenverarbeitung richtet sich nach den verbundenen Systemen, dem gebuchten Funktionsumfang und den eingerichteten Berechtigungen.

Warum reicht ein normales Rechnungs-PDF nicht aus?

Eine PDF-Datei ist zunächst nur ein digitales Dokument. Sie kann für Menschen lesbar sein, ohne strukturierte Rechnungsdaten für Softwaresysteme zu enthalten.

Für eine E-Rechnung nach den seit 2025 geltenden Anforderungen reicht es nicht aus, ein gewöhnliches PDF per E-Mail zu verschicken. Das Dokument muss die Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format enthalten.

Bei ZUGFeRD werden diese Daten als XML-Datei in das PDF eingebettet. Dadurch können geeignete Buchhaltungsprogramme beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge und Steuersätze automatisch auslesen.

Benötige ich zusätzlich eine Rechnungssoftware?

Für die Erstellung der E-Rechnung mit HSDSYNC ist keine zusätzliche Rechnungssoftware erforderlich. Die bereits in HubSpot vorhandenen Rechnungsdaten bilden die Grundlage für die ZUGFeRD-Ausgabe.

Ob dieses Modell zum Unternehmen passt, hängt jedoch vom bestehenden Rechnungsprozess ab.

Unternehmen, die ihre verbindlichen Rechnungen bereits vollständig in einer Buchhaltungssoftware erstellen, können HubSpot lediglich für die Synchronisierung von Kontakt- oder Unternehmensdaten verwenden. In diesem Fall bleibt die externe Buchhaltungssoftware das führende Rechnungssystem.

HSDSYNC richtet sich insbesondere an Unternehmen, die:

• Rechnungen oder Abonnements in HubSpot verwalten
• HubSpot als Ausgangspunkt des Rechnungsprozesses behalten möchten
• strukturierte ZUGFeRD-Rechnungen benötigen
• Zahlungen optional über Stripe abwickeln
• Rechnungs- und Zahlungsdaten gemeinsam auswerten möchten
• ihre Daten für DATEV und die Steuerberatung aufbereiten möchten
• zusätzliche Systemwechsel und doppelte Datenpflege reduzieren möchten

Welche Alternativen gibt es?

Für die Erstellung einer E-Rechnung auf Grundlage von HubSpot-Daten kommen unterschiedliche Modelle infrage.

Native Peppol-Funktion von HubSpot

Die native HubSpot-Funktion übermittelt E-Rechnungen innerhalb des bestehenden Rechnungsprozesses über Peppol. Sie eignet sich für Unternehmen, deren Empfänger bei Peppol registriert sind und die ein entsprechend eingerichtetes Stripe-Konto verbinden können.

Externe Rechnungssoftware

Kontakte und Unternehmensdaten werden aus HubSpot an ein Rechnungsprogramm übertragen. Die eigentliche Rechnung entsteht dort.

Dieser Weg eignet sich besonders, wenn das Rechnungsprogramm bereits das führende System für Buchhaltung und Rechnungsstellung ist.

Automatisierung mit Make oder n8n

Individuelle Automatisierungen können Daten aus HubSpot abrufen und an andere Systeme übergeben. Dafür müssen Feldzuordnungen, Fehlerbehandlung, Validierung und laufende Wartung selbst geplant werden.

Ein automatisierter Datentransfer erzeugt allerdings nicht allein deshalb eine gültige E-Rechnung. Das angebundene Zielsystem muss das benötigte Format fachgerecht erstellen.

Individuelle Schnittstelle

Für besondere Anforderungen kann eine eigene Integration entwickelt werden. Dies ermöglicht eine hohe Anpassung, verursacht aber Entwicklungs-, Prüf- und Wartungsaufwand.

Spezialisierte HubSpot-App

HSDSYNC übernimmt die Verarbeitung innerhalb eines vordefinierten HubSpot-, Stripe- und DATEV-nahen Ablaufs. Unternehmen müssen die Erzeugung der ZUGFeRD-Daten nicht selbst entwickeln.

E-Rechnung und PDF/UA gemeinsam erzeugen

HSDSYNC erzeugt neben der strukturierten ZUGFeRD-Rechnung auch eine PDF/UA-konforme sichtbare Rechnung. Damit können die Rechnungsdaten maschinell verarbeitet und die dargestellten Inhalte mit assistiven Technologien genutzt werden.

E-Rechnung und Barrierefreiheit sind allerdings unterschiedliche technische Aufgaben. Die ausführliche Einordnung finden Sie deshalb in unserem Fachbeitrag über PDF/UA, ZUGFeRD und barrierefreie Rechnungen.

Wie unterscheiden sich die Gutschriften?

HubSpot unterstützt Gutschriften in der Peppol-Beta bereits in einem eingeschränkten Ablauf. Die Gutschrift wird über Peppol übermittelt, wenn sie auf eine zuvor elektronisch versandte Rechnung angerechnet wird. In der aktuellen Version kann jeweils nur eine elektronisch ausgestellte Gutschrift verrechnet werden.

Die Erstellung und Übermittlung von Gutschriften ist in HSDSYNC derzeit noch nicht verfügbar. HubSpot stellt die dafür benötigte Schnittstelle Drittanbietern aktuell noch nicht öffentlich zur Verfügung.

Sobald HubSpot einen geeigneten API-Zugriff anbietet, soll die Unterstützung von Gutschriften in HSDSYNC ergänzt werden. Ein konkreter Veröffentlichungstermin kann deshalb derzeit noch nicht genannt werden.

Fazit: Zwei Wege zur E-Rechnung mit HubSpot

HubSpot bietet inzwischen eine native Peppol-E-Rechnung für Deutschland und Belgien als Beta an. Für Unternehmen, deren Rechnungsempfänger über Peppol erreichbar sind und die ein entsprechend eingerichtetes Stripe-Konto verbinden können, kann dies ein direkter Weg zur elektronischen Rechnungsstellung sein.

HSDSYNC bleibt eine eigenständige Lösung für Unternehmen, die EN-16931-konforme ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen und unabhängig von der Peppol-Erreichbarkeit des Empfängers versenden möchten. Zusätzlich verbindet HSDSYNC die E-Rechnung mit einer PDF/UA-konformen Darstellung, optionalen Stripe-Daten und DATEV-nahen Buchhaltungsprozessen.

Welche Variante besser passt, hängt daher nicht allein von der Frage ab, ob HubSpot E-Rechnungen erstellen kann. Entscheidend sind das benötigte Format, der Versandweg und der gesamte Prozess nach der Rechnungserstellung.

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Häufige Fragen zur E-Rechnung mit HubSpot

Kann HubSpot E-Rechnungen erstellen?

Ja. HubSpot bietet seit dem 26. August 2026 eine native Peppol-E-Rechnungsfunktion für Deutschland und Belgien als Beta an. Voraussetzung ist ein verbundenes Stripe-Konto mit aktivierten Abbuchungen und Auszahlungen. Die E-Rechnung wird über Peppol versendet, wenn der Rechnungsempfänger dort erreichbar ist.

Was passiert, wenn der Empfänger nicht bei Peppol registriert ist?

HubSpot versendet in diesem Fall laut Beta-Dokumentation eine Standard-HubSpot-Rechnung. Wer auch für diese Empfänger eine strukturierte E-Rechnung benötigt, kann beispielsweise eine ZUGFeRD-Lösung wie HSDSYNC verwenden.

Erstellt HubSpot eine XRechnung?

In der veröffentlichten Beta-Dokumentation wird das verwendete strukturierte Rechnungsformat nicht konkret benannt. Deshalb lässt sich daraus nicht sicher ableiten, ob HubSpot eine XRechnung oder eine andere über Peppol übertragene Ausprägung verwendet.

Benötige ich Stripe für die native HubSpot-E-Rechnung?

Ja. HubSpot verlangt in der aktuellen Beta ein verbundenes Stripe-Konto mit aktivierten Abbuchungen und Auszahlungen. Stripe muss jedoch nicht für die Bezahlung der Rechnungen verwendet werden.

Benötige ich Stripe für HSDSYNC?

Nein. Stripe ist bei HSDSYNC optional und kann zur gemeinsamen Auswertung von Rechnungen, Zahlungen, Erstattungen und Auszahlungen verbunden werden.

Welches E-Rechnungsformat erstellt HSDSYNC?

HSDSYNC erstellt ZUGFeRD-Rechnungen mit strukturierten Rechnungsdaten nach EN 16931. Eine separate XRechnung wird derzeit nicht angeboten.

Muss ich meine Rechnung außerhalb von HubSpot erstellen?

Nein. Sowohl bei der nativen Peppol-Beta als auch bei HSDSYNC bleibt die in HubSpot angelegte Rechnung der Ausgangspunkt. Der weitere Ablauf und das erzeugte Format unterscheiden sich je nach gewählter Lösung.

Kann HSDSYNC Gutschriften erstellen?

Derzeit noch nicht. Die dafür benötigte HubSpot-Schnittstelle steht Drittanbietern aktuell nicht öffentlich zur Verfügung. Sobald HubSpot einen geeigneten API-Zugriff bereitstellt, soll die Gutschriftenfunktion in HSDSYNC ergänzt werden.

Können die Rechnungsdaten für DATEV verwendet werden?

HSDSYNC bereitet relevante Rechnungs- und Zahlungsdaten für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse auf. Der konkrete Weg zu DATEV richtet sich nach dem eingesetzten DATEV-Produkt, den verfügbaren Schnittstellen und dem vereinbarten Prozess.

Sind die Rechnungen von HSDSYNC barrierefrei?

Die sichtbaren PDF-Rechnungen werden PDF/UA-konform erzeugt. Die technischen Anforderungen und die Abgrenzung zur E-Rechnung erklären wir im separaten Beitrag über barrierefreie Rechnungen.

Wo kann ich HSDSYNC installieren?

HSDSYNC ist im HubSpot App Marketplace verfügbar.