Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit HubSpot?

Eine E-Rechnung lässt sich auf Grundlage der in HubSpot erstellten Rechnungen erzeugen. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bietet HubSpot für den deutschen B2B-Rechnungsprozess noch keine öffentlich dokumentierte native Ausgabe als EN-16931-konforme ZUGFeRD-Rechnung an. Eine ergänzende App übernimmt deshalb die Umwandlung der vorhandenen Rechnungsdaten in das erforderliche strukturierte Format.

Mit HSDSYNC können Unternehmen ihre Rechnungen weiterhin in HubSpot erstellen. Die App übernimmt die relevanten Daten und erzeugt daraus eine EN-16931-konforme ZUGFeRD-Rechnung. Zusätzlich wird die sichtbare Rechnung als barrierefreies PDF/UA-Dokument ausgegeben.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Rechnung wird wie gewohnt in HubSpot erstellt.
• HSDSYNC übernimmt die relevanten Rechnungsdaten aus HubSpot.
• Aus den Daten wird eine ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931 erzeugt.
• Die strukturierte XML-Datei wird in das Rechnungsdokument eingebettet.
• Die sichtbare PDF-Rechnung wird zusätzlich PDF/UA-konform ausgegeben.
• Optional können Zahlungsdaten aus Stripe einbezogen werden.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten werden für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse aufbereitet.
• Eine zusätzliche Rechnungssoftware ist für die Erzeugung der E-Rechnung nicht erforderlich.

Ist eine HubSpot-Rechnung automatisch eine E-Rechnung?

HubSpot bietet umfangreiche Funktionen für Rechnungen, Abonnements und Zahlungsprozesse. Ob eine damit erstellte Rechnung zugleich die Anforderungen an eine deutsche E-Rechnung erfüllt, hängt jedoch vom ausgegebenen Dateiformat und den darin enthaltenen strukturierten Daten ab.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung enthält diese maschinenlesbare Datenstruktur nicht automatisch. Sie gilt steuerrechtlich als sonstige Rechnung, auch wenn sie digital erstellt und per E-Mail versendet wird.

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ist deshalb für den hier beschriebenen deutschen E-Rechnungsprozess eine ergänzende Lösung erforderlich. Sollte HubSpot zukünftig eine eigene Ausgabe für ZUGFeRD oder andere deutsche E-Rechnungsformate anbieten, muss diese Einordnung entsprechend aktualisiert werden.

Welche Voraussetzungen müssen in HubSpot erfüllt sein?

Die Qualität der E-Rechnung hängt wesentlich von den Daten ab, die bereits in HubSpot vorliegen. Vor der Erstellung sollten deshalb alle benötigten Angaben vollständig und richtig gepflegt sein.

Dazu gehören insbesondere:

• vollständiger Unternehmensname
• Rechnungsanschrift
• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Bezeichnung der Produkte und Leistungen
• Mengen und Einzelpreise
• Nettobeträge
• Umsatzsteuersätze
• Umsatzsteuerbeträge
• Gesamtrechnungsbetrag
• Zahlungsziel
• Zahlungsinformationen
• gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• gegebenenfalls Bestellnummer oder andere Referenzen

Nicht jedes Feld ist bei jedem Geschäftsvorgang zwingend erforderlich. Entscheidend ist, dass die steuerlich und fachlich benötigten Informationen vollständig vorliegen und den richtigen Datenfeldern zugeordnet werden können.

Anleitung: E-Rechnung mit HubSpot und HSDSYNC erstellen

1. Rechnung in HubSpot anlegen

Die Rechnung wird zunächst innerhalb des vorhandenen HubSpot-Prozesses erstellt. Grundlage können beispielsweise ein abgeschlossener Deal, ein Angebot, ein Abonnement oder hinterlegte Rechnungspositionen sein.

Unternehmen müssen ihren Vertriebsprozess dafür nicht in eine separate Rechnungssoftware verlagern. HubSpot bleibt der Ausgangspunkt für die Kundendaten, Produkte, Leistungen und Rechnungen.

2. Rechnungsdaten prüfen

Vor der weiteren Verarbeitung sollten die Rechnungsdaten kontrolliert werden. Besonders wichtig sind:

• richtige Rechnungsanschrift
• eindeutige Rechnungsnummer
• korrektes Rechnungsdatum
• vollständige Rechnungspositionen
• richtige Steuerangaben
• plausibler Gesamtbetrag
• korrektes Zahlungsziel

Eine technisch gültige E-Rechnung kann trotzdem inhaltlich falsch sein. Die technische Verarbeitung ersetzt daher keine kaufmännische und steuerliche Prüfung.

3. HSDSYNC mit HubSpot verbinden

HSDSYNC ist als App im HubSpot App Marketplace verfügbar. Nach der Installation wird die Anwendung mit dem gewünschten HubSpot-Account verbunden.

Die App erhält Zugriff auf die Daten, die für den Rechnungsprozess benötigt werden. Dazu gehören abhängig von der jeweiligen Konfiguration unter anderem:

• Rechnungen
• Rechnungspositionen
• Produkte
• Unternehmen
• Kontakte
• Zahlungen

Die erforderlichen Berechtigungen werden bei der Installation der App angezeigt.

4. Rechnungsdaten synchronisieren

HSDSYNC übernimmt die relevanten Rechnungsinformationen aus HubSpot und führt sie in einer zentralen Übersicht zusammen.

Dabei bleibt nachvollziehbar, welche HubSpot-Rechnung zu welchem Unternehmen, Kontakt und Zahlungsvorgang gehört. Aktuelle und historische Daten können gemeinsam ausgewertet werden.

5. E-Rechnung erzeugen

Aus den strukturierten HubSpot-Daten erzeugt HSDSYNC eine ZUGFeRD-Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

ZUGFeRD verbindet zwei Bestandteile innerhalb einer Datei:

1. Eine sichtbare PDF-Rechnung für die menschliche Nutzung.
2. Eine eingebettete XML-Datei für die automatische Verarbeitung durch geeignete Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

HSDSYNC unterstützt ausschließlich ZUGFeRD. Eine separate XRechnung wird zum Zeitpunkt der Veröffentlichung nicht erzeugt.

Die technischen Unterschiede zwischen PDF/UA, PDF/A-3, ZUGFeRD, XRechnung und EN 16931 erläutern wir ausführlich in unserem Beitrag über barrierefreie Rechnungen und E-Rechnungen.

6. Rechnung versenden

Die fertige Rechnung kann dem Rechnungsempfänger auf einem geeigneten elektronischen Weg bereitgestellt werden.

Das Bundesfinanzministerium schreibt für den B2B-Bereich grundsätzlich keinen einzelnen Übertragungsweg vor. Abhängig vom vereinbarten Rechnungsprozess kommen beispielsweise folgende Wege infrage:

• Versand per E-Mail
• Bereitstellung über ein Kundenportal
• Übermittlung über eine elektronische Schnittstelle
• gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort
• Übertragung über ein spezialisiertes Rechnungsnetzwerk

Welcher Weg geeignet ist, hängt von den beteiligten Unternehmen und deren technischen Prozessen ab.

7. Zahlung und Buchhaltung weiterverarbeiten

Nach der Rechnungserstellung endet der Prozess nicht zwangsläufig. Unternehmen müssen außerdem nachvollziehen können:

• ob eine Rechnung versendet wurde
• ob eine Zahlung eingegangen ist
• welcher Zahlungseingang zu welcher Rechnung gehört
• ob eine Erstattung erfolgt ist
• welche Daten für die Buchhaltung benötigt werden
• welche Informationen an die Steuerberatung übergeben werden

HSDSYNC führt dafür relevante Rechnungs- und Zahlungsdaten aus HubSpot und optional aus Stripe zusammen.

Die Daten können anschließend für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse und die weitere Verarbeitung mit DATEV aufbereitet werden. Der genaue Übertragungsweg hängt vom eingesetzten DATEV-Produkt, den verfügbaren Schnittstellen und dem mit der Steuerberatung abgestimmten Ablauf ab.

Weitere Informationen dazu enthält unser Beitrag über die HubSpot-DATEV-Schnittstelle.

Welche Daten übernimmt HSDSYNC aus HubSpot?

HSDSYNC nutzt die bereits im HubSpot-Rechnungsprozess vorhandenen Informationen. Abhängig von der jeweiligen Rechnung und Konfiguration gehören dazu insbesondere:

Bereich	Beispiele
Unternehmen	Firmenname, Anschrift und steuerliche Angaben
Kontakte	zuständige Rechnungsempfängerinnen und Rechnungsempfänger
Rechnungen	Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Status
Rechnungspositionen	Produkt, Leistung, Menge, Preis und Steuer
Produkte	Bezeichnung und zugeordnete Produktinformationen
Zahlungen	Zahlungsbetrag, Zahlungszeitpunkt und Zahlungsstatus
Stripe	Transaktionen, Erstattungen und Auszahlungen

Die konkrete Datenverarbeitung richtet sich nach den verbundenen Systemen, dem gebuchten Funktionsumfang und den eingerichteten Berechtigungen.

Warum reicht ein normales Rechnungs-PDF nicht aus?

Eine PDF-Datei ist zunächst nur ein digitales Dokument. Sie kann für Menschen lesbar sein, ohne strukturierte Rechnungsdaten für Softwaresysteme zu enthalten.

Für eine E-Rechnung nach den seit 2025 geltenden Anforderungen reicht es nicht aus, ein gewöhnliches PDF per E-Mail zu verschicken. Das Dokument muss die Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format enthalten.

Bei ZUGFeRD werden diese Daten als XML-Datei in das PDF eingebettet. Dadurch können geeignete Buchhaltungsprogramme beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge und Steuersätze automatisch auslesen.

Benötige ich zusätzlich eine Rechnungssoftware?

Für die Erstellung der E-Rechnung mit HSDSYNC ist keine zusätzliche Rechnungssoftware erforderlich. Die bereits in HubSpot vorhandenen Rechnungsdaten bilden die Grundlage für die ZUGFeRD-Ausgabe.

Ob dieses Modell zum Unternehmen passt, hängt jedoch vom bestehenden Rechnungsprozess ab.

Unternehmen, die ihre verbindlichen Rechnungen bereits vollständig in einer Buchhaltungssoftware erstellen, können HubSpot lediglich für die Synchronisierung von Kontakt- oder Unternehmensdaten verwenden. In diesem Fall bleibt die externe Buchhaltungssoftware das führende Rechnungssystem.

HSDSYNC richtet sich insbesondere an Unternehmen, die:

• Rechnungen oder Abonnements in HubSpot verwalten
• HubSpot als Ausgangspunkt des Rechnungsprozesses behalten möchten
• strukturierte E-Rechnungen benötigen
• Zahlungen optional über Stripe abwickeln
• Rechnungs- und Zahlungsdaten gemeinsam auswerten möchten
• ihre Daten für DATEV und die Steuerberatung aufbereiten möchten
• zusätzliche Systemwechsel und doppelte Datenpflege reduzieren möchten

Welche Alternativen gibt es?

Für die Erstellung einer E-Rechnung auf Grundlage von HubSpot-Daten kommen unterschiedliche Modelle infrage.

Externe Rechnungssoftware

Kontakte und Unternehmensdaten werden aus HubSpot an ein Rechnungsprogramm übertragen. Die eigentliche Rechnung entsteht dort.

Dieser Weg eignet sich besonders, wenn das Rechnungsprogramm bereits das führende System für Buchhaltung und Rechnungsstellung ist.

Automatisierung mit Make oder n8n

Individuelle Automatisierungen können Daten aus HubSpot abrufen und an andere Systeme übergeben. Dafür müssen Feldzuordnungen, Fehlerbehandlung, Validierung und laufende Wartung selbst geplant werden.

Ein automatisierter Datentransfer erzeugt allerdings nicht allein deshalb eine gültige E-Rechnung. Das angebundene Zielsystem muss das benötigte Format fachgerecht erstellen.

Individuelle Schnittstelle

Für besondere Anforderungen kann eine eigene Integration entwickelt werden. Dies ermöglicht eine hohe Anpassung, verursacht aber Entwicklungs-, Prüf- und Wartungsaufwand.

Spezialisierte HubSpot-App

HSDSYNC übernimmt die Verarbeitung innerhalb eines vordefinierten HubSpot-, Stripe- und DATEV-nahen Ablaufs. Unternehmen müssen die Erzeugung der ZUGFeRD-Daten nicht selbst entwickeln.

E-Rechnung und PDF/UA gemeinsam erzeugen

HSDSYNC erzeugt neben der strukturierten ZUGFeRD-Rechnung auch eine PDF/UA-konforme sichtbare Rechnung. Damit können die Rechnungsdaten maschinell verarbeitet und die dargestellten Inhalte mit assistiven Technologien genutzt werden.

E-Rechnung und Barrierefreiheit sind allerdings unterschiedliche technische Aufgaben. Die ausführliche Einordnung finden Sie deshalb in unserem Fachbeitrag über PDF/UA, ZUGFeRD und barrierefreie Rechnungen.

Fazit: HubSpot als Ausgangspunkt für E-Rechnungen nutzen

Unternehmen können ihren vorhandenen Rechnungsprozess in HubSpot als Grundlage für die Erstellung von E-Rechnungen verwenden. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ist für die Ausgabe einer deutschen ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931 eine ergänzende Lösung erforderlich.

HSDSYNC übernimmt die relevanten Rechnungsdaten aus HubSpot und erzeugt daraus eine strukturierte ZUGFeRD-Rechnung. Optional können Stripe-Zahlungsdaten einbezogen und Informationen für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse aufbereitet werden.

Dadurch bleibt HubSpot der Ausgangspunkt des Vertriebs- und Rechnungsprozesses, während HSDSYNC die Anforderungen an das benötigte E-Rechnungsformat ergänzt.

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Häufige Fragen zur E-Rechnung mit HubSpot

Kann ich mit HubSpot eine E-Rechnung erstellen?

Ja, die in HubSpot erstellten Rechnungen können als Grundlage für eine E-Rechnung verwendet werden. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wird für die Ausgabe einer EN-16931-konformen ZUGFeRD-Rechnung eine ergänzende Lösung wie HSDSYNC benötigt.

Ist eine PDF-Rechnung aus HubSpot automatisch eine E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist nur dann eine E-Rechnung, wenn sie die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten enthält und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung.

Welches E-Rechnungsformat erstellt HSDSYNC?

HSDSYNC erstellt ZUGFeRD-Rechnungen mit strukturierten Rechnungsdaten nach EN 16931. Eine separate XRechnung wird zum Zeitpunkt der Veröffentlichung nicht angeboten.

Muss ich meine Rechnung außerhalb von HubSpot erstellen?

Nein. Die Rechnung kann im vorhandenen HubSpot-Prozess angelegt werden. HSDSYNC übernimmt anschließend die relevanten Daten und erzeugt daraus die E-Rechnung.

Benötige ich easybill, sevDesk oder eine andere Rechnungssoftware?

Für die Erstellung der ZUGFeRD-Rechnung mit HSDSYNC wird keine weitere Rechnungssoftware benötigt. Unternehmen können dennoch andere Systeme einsetzen, wenn diese bereits Teil ihres Buchhaltungsprozesses sind.

Kann ich Stripe mit dem Rechnungsprozess verbinden?

Ja. Stripe kann optional mit HSDSYNC verbunden werden. Dadurch können Zahlungsdaten, Transaktionen, Erstattungen und Auszahlungen gemeinsam mit den HubSpot-Rechnungen ausgewertet werden.

Können die Rechnungsdaten für DATEV verwendet werden?

HSDSYNC bereitet relevante Rechnungs- und Zahlungsdaten für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse auf. Der konkrete Weg zu DATEV richtet sich nach dem eingesetzten DATEV-Produkt, den verfügbaren Schnittstellen und dem vereinbarten Prozess.

Sind die Rechnungen von HSDSYNC barrierefrei?

Die sichtbaren PDF-Rechnungen werden PDF/UA-konform erzeugt. Die technischen Anforderungen und die Abgrenzung zur E-Rechnung erklären wir im separaten Beitrag über barrierefreie Rechnungen.

Wo kann ich HSDSYNC installieren?

HSDSYNC ist im HubSpot App Marketplace verfügbar.