Barrierefreie Rechnungen: PDF/UA, ZUGFeRD und E-Rechnung richtig verbinden

Rechnungen enthalten wichtige Informationen: einzelne Leistungen, Rechnungsbeträge, Steuern, Zahlungsfristen und Bankverbindungen. Menschen mit Behinderungen müssen diese Angaben ebenso selbstständig lesen und verstehen können wie andere Rechnungsempfängerinnen und Rechnungsempfänger.

Eine barrierefreie Rechnung benötigt deshalb mehr als ein ansprechendes Layout oder markierbaren Text. Ihre Inhalte müssen semantisch strukturiert, in einer verständlichen Reihenfolge angeordnet und mit assistiven Technologien wie Screenreadern nutzbar sein.

Gleichzeitig gelten für elektronische Rechnungen eigene technische Anforderungen. Eine moderne Rechnung muss daher zwei unterschiedliche Aufgaben miteinander verbinden:

• eine für Menschen zugängliche Darstellung
• strukturierte und maschinenlesbare Rechnungsdaten

HSDSYNC verbindet diese beiden Ebenen innerhalb eines Dokuments: Die PDF-Rechnungen sind PDF/UA-konform. Gleichzeitig enthalten sie strukturierte Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. HSDSYNC unterstützt dabei ausschließlich ZUGFeRD.

Was ist eine barrierefreie Rechnung?

Eine barrierefreie Rechnung ist so aufgebaut, dass Menschen mit unterschiedlichen Behinderungen ihre Inhalte selbstständig wahrnehmen und verstehen können. Dazu gehören insbesondere blinde und sehbehinderte Menschen, die einen Screenreader oder eine Braillezeile verwenden.

Sie müssen unter anderem folgende Angaben zuverlässig erfassen und einander zuordnen können:

• Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmens
• Rechnungsempfängerin oder Rechnungsempfänger
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
• einzelne Rechnungspositionen
• Mengen, Einzelpreise und Gesamtpreise
• Steuersätze und Steuerbeträge
• Gesamtrechnungsbetrag
• Zahlungsziel
• Bankverbindung und Verwendungszweck

Sichtbarer und markierbarer Text allein reicht dafür nicht aus. Die technische Struktur im Hintergrund entscheidet darüber, ob ein Screenreader Überschriften, Tabellen, Beträge und ihre Zusammenhänge richtig erkennen und wiedergeben kann.

Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit erläutert, welche Anforderungen bei der Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente zu berücksichtigen sind.

Welche Barrieren können PDF-Rechnungen enthalten?

Viele automatisch erzeugte PDF-Rechnungen wurden bisher vor allem für die visuelle Darstellung entwickelt. Typische Barrieren sind:

• Das PDF besitzt keine semantischen Struktur-Tags.
• Inhalte werden von einem Screenreader in der falschen Reihenfolge vorgelesen.
• Rechnungspositionen sehen wie eine Tabelle aus, sind technisch aber nicht als Tabelle ausgezeichnet.
• Spaltenüberschriften sind den zugehörigen Daten nicht korrekt zugeordnet.
• Beträge werden ohne den Zusammenhang zur jeweiligen Position vorgelesen.
• Kopf- und Fußzeilen unterbrechen die Lesereihenfolge.
• Dokumentsprache und Dokumenttitel fehlen.
• Logos und inhaltlich relevante Grafiken besitzen keine Alternativtexte.
• Dekorative Elemente werden unnötig vorgelesen.
• Texte oder Rechnungsbestandteile sind nur als Bild enthalten.
• Farben und Kontraste erschweren das Lesen.
• Verlinkungen besitzen keine verständliche Bezeichnung.

Besonders anspruchsvoll sind Rechnungstabellen. Wird beispielsweise ein Betrag vorgelesen, ohne ihn eindeutig einer Leistung, Menge oder einem Steuersatz zuzuordnen, bleibt die Rechnung trotz vollständig vorhandener Daten schwer verständlich.

Was bedeutet PDF/UA bei einer Rechnung?

PDF/UA ist ein internationaler ISO-Standard für barrierefreie PDF-Dokumente. Die Abkürzung UA steht für „Universal Accessibility“.

Der Standard beschreibt, wie Inhalte und Strukturen in einem PDF hinterlegt sein müssen, damit assistive Technologien sie zuverlässig interpretieren können. Dazu gehören insbesondere:

• eine vollständige semantische Tag-Struktur
• eine logische Lesereihenfolge
• korrekt ausgezeichnete Überschriften und Absätze
• semantisch aufgebaute Tabellen
• zugeordnete Tabellenüberschriften
• eine hinterlegte Dokumentsprache
• ein aussagekräftiger Dokumenttitel
• eingebettete Schriftarten
• zugängliche Verlinkungen
• Alternativtexte für relevante Abbildungen
• die Kennzeichnung dekorativer Elemente als Artefakte

PDF/UA darf dabei nicht mit PDF/A verwechselt werden.

Standard	Hauptaufgabe
PDF/UA	Barrierefreie Dokumentstruktur für Menschen und assistive Technologien
PDF/A	Langfristige und verlässliche Archivierung von PDF-Dokumenten
ZUGFeRD	Verbindung einer sichtbaren PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten
EN 16931	Europäisches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen

Eine Rechnung kann mehrere dieser Standards gleichzeitig erfüllen. Für eine barrierefreie und maschinenlesbare E-Rechnung ergänzen sich die Standards, übernehmen aber jeweils eine andere Aufgabe.

Ist PDF/UA-Konformität mit einer automatischen Prüfung vollständig nachweisbar?

PDF/UA-Konformität umfasst sowohl maschinell prüfbare als auch manuell zu bewertende Anforderungen.

Werkzeuge wie der PDF Accessibility Checker können kontrollieren, ob automatisch testbare Anforderungen des PDF/UA-Standards eingehalten werden. Sie können jedoch nicht abschließend beurteilen, ob beispielsweise:

• ein Alternativtext den Inhalt einer Abbildung sinnvoll beschreibt
• die gewählte Lesereihenfolge inhaltlich verständlich ist
• Tabellenüberschriften fachlich richtig zugeordnet wurden
• die verwendeten Bezeichnungen verständlich sind
• die Rechnung in der praktischen Nutzung gut zugänglich ist

Die Bundesfachstelle empfiehlt deshalb neben automatischen Prüfungen eine menschliche Qualitätskontrolle. Weitere Informationen bietet ihr Leitfaden zum Prüfen von PDF-Dokumenten.

Ist PDF/A automatisch barrierefrei?

Nein. PDF/A und PDF/UA verfolgen unterschiedliche Ziele.

PDF/A soll gewährleisten, dass ein Dokument langfristig und unabhängig von der ursprünglich verwendeten Software wiedergegeben werden kann. Der Standard regelt unter anderem die Einbettung benötigter Bestandteile und schränkt Funktionen ein, die eine dauerhafte Darstellung gefährden könnten.

Eine PDF/A-konforme Datei besitzt deshalb nicht automatisch:

• eine sinnvolle Lesereihenfolge
• korrekt ausgezeichnete Überschriften
• eine barrierefreie Tabellenstruktur
• geeignete Alternativtexte
• eine verständliche semantische Gliederung

Für ZUGFeRD ist PDF/A-3 technisch relevant, weil diese Ausprägung das Einbetten zusätzlicher Dateien erlaubt. Die strukturierten XML-Rechnungsdaten können dadurch Bestandteil derselben PDF-Datei werden.

Die barrierefreie Struktur der sichtbaren Rechnung muss zusätzlich nach PDF/UA umgesetzt werden.

Ist eine E-Rechnung automatisch barrierefrei?

Nein. Eine E-Rechnung und eine barrierefreie Rechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Buchhaltungs- und ERP-Systeme automatisch verarbeiten können. Barrierefreiheit betrifft dagegen die selbstständige Wahrnehmung, Navigation und Verständlichkeit durch Menschen.

Eigenschaft	E-Rechnung	Barrierefreie PDF-Rechnung
Hauptzweck	Maschinelle Verarbeitung	Zugängliche Nutzung durch Menschen
Struktur	Fachliches Rechnungsdatenmodell	Semantische Dokumentstruktur
Technische Grundlage	Beispielsweise EN 16931	PDF/UA
Typische Nutzung	Buchhaltung und ERP-Systeme	Visuelles Lesen und assistive Technologien
Automatisch barrierefrei?	Nein	Nur bei barrierefreier Umsetzung

Eine zukunftsfähige Rechnung sollte deshalb sowohl maschinell verarbeitbar als auch für Menschen barrierefrei nutzbar sein.

Wie funktioniert eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es verbindet zwei Bestandteile innerhalb einer Datei:

1. Eine PDF-Darstellung macht die Rechnung unmittelbar für Menschen lesbar.
2. Eine eingebettete XML-Datei enthält die strukturierten Rechnungsdaten für die maschinelle Verarbeitung.

Die PDF-Datei bildet die Sichtkomponente. Geeignete Buchhaltungs- und ERP-Systeme können gleichzeitig die eingebetteten XML-Daten auslesen und weiterverarbeiten.

ZUGFeRD berücksichtigt die europäische Norm EN 16931. Allerdings erfüllt nicht jedes ZUGFeRD-Profil automatisch die Anforderungen dieser Norm.

Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums kann ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich als E-Rechnungsformat eingesetzt werden. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, da diese nicht der EN 16931 entsprechen. Einzelheiten erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung.

HSDSYNC erzeugt EN-16931-konforme ZUGFeRD-E-Rechnungen. Nicht EN-konforme Profile werden dafür nicht verwendet.

Die im Juni 2026 veröffentlichte ZUGFeRD-Version 2.5 wird von FeRD seit dem 1. Juli 2026 zur Nutzung empfohlen. In der hybriden Ausprägung werden die strukturierten Rechnungsdaten weiterhin in eine PDF/A-3-Datei eingebettet. Informationen zur aktuellen Fassung stellt das Forum elektronische Rechnung Deutschland bereit.

Was unterscheidet ZUGFeRD von einer XRechnung?

Eine XRechnung besteht grundsätzlich aus strukturierten XML-Daten. Sie ist für die maschinelle Verarbeitung bestimmt. Für eine klassische Sichtprüfung durch Menschen wird eine zusätzliche Visualisierung benötigt.

ZUGFeRD verbindet dagegen die maschinenlesbaren Daten mit einer sichtbaren PDF-Rechnung. Dadurch kann dieselbe Datei sowohl von Menschen als auch von geeigneten Softwaresystemen genutzt werden.

HSDSYNC unterstützt ausschließlich ZUGFeRD. Eine separate Ausgabe im Format XRechnung wird nicht angeboten.

Dadurch werden drei Anforderungen innerhalb eines gemeinsamen Dokuments berücksichtigt:

• PDF/UA für die barrierefreie Dokumentstruktur
• PDF/A-3 als technische Grundlage der hybriden Datei
• ZUGFeRD nach EN 16931 für strukturierte und maschinenlesbare Rechnungsdaten

Die Standards ergänzen sich, dürfen fachlich aber nicht gleichgesetzt werden.

Barrierefreie E-Rechnungen mit HSDSYNC

HSDSYNC verbindet HubSpot und Stripe mit automatisierten Rechnungsprozessen. Die Lösung erzeugt nicht nur eine visuell lesbare PDF-Datei, sondern verbindet Barrierefreiheit und E-Rechnung innerhalb eines gemeinsamen Prozesses.

Eine mit HSDSYNC erzeugte Rechnung umfasst:

• eine PDF/UA-konforme Dokumentstruktur
• eine logische Lesereihenfolge
• semantisch ausgezeichnete Rechnungsinhalte
• zugänglich aufgebaute Rechnungspositionen und Tabellen
• eine für ZUGFeRD geeignete PDF/A-3-Struktur
• eingebettete strukturierte XML-Rechnungsdaten
• ein EN-16931-konformes ZUGFeRD-Profil
• maschinell verarbeitbare Rechnungsinformationen

HSDSYNC unterstützt ausschließlich das ZUGFeRD-Format. Die sichtbare PDF-Rechnung ist direkt für Menschen nutzbar, während geeignete Buchhaltungs- und ERP-Systeme die eingebetteten Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten können.

Unternehmen müssen sich damit nicht zwischen einer PDF/UA-konformen Rechnung und einer strukturierten E-Rechnung entscheiden.

Wie werden barrierefreie Rechnungen automatisiert erstellt?

Rechnungen eignen sich besonders gut für eine automatisierte barrierefreie Ausgabe. Ihr grundlegender Aufbau wiederholt sich, während sich einzelne Daten wie Rechnungsnummern, Positionen, Beträge und Zahlungsfristen verändern.

Ein geeigneter Prozess besteht aus folgenden Schritten:

1. Die Rechnungsdaten werden strukturiert im Ausgangssystem erfasst.
2. Aus diesen Daten wird die sichtbare PDF-Rechnung erzeugt.
3. Überschriften, Absätze und Tabellen erhalten die benötigte semantische Struktur.
4. Die logische Lesereihenfolge wird festgelegt.
5. Parallel werden die strukturierten ZUGFeRD-Daten erzeugt.
6. Die XML-Daten werden in die PDF/A-3-Datei eingebettet.
7. Die PDF-Ausgabe und die strukturierten Rechnungsdaten werden auf ihre Konformität geprüft.
8. Das fertige Dokument kann versendet und von geeigneten Systemen verarbeitet werden.

Dieser Ansatz ist skalierbarer als die nachträgliche manuelle Überarbeitung jeder einzelnen Rechnung. Voraussetzung dafür sind eine fachgerecht entwickelte Dokumentvorlage, vollständige Ausgangsdaten und eine verlässliche Qualitätssicherung.

Auch axes4 beschreibt bei der Erstellung barrierefreier Angebote und Rechnungen einen automatisierten und vorlagenbasierten Prozess. Der Beitrag über barrierefreie Angebote und Rechnungen mit axesFlip zeigt, warum sich wiederkehrende Transaktionsdokumente für automatisierte barrierefreie Workflows eignen.

Müssen Rechnungen nach dem BFSG barrierefrei sein?

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz enthält keine pauschale Vorschrift, nach der jede Rechnung jedes Unternehmens als PDF/UA-konformes Dokument ausgegeben werden muss.

Das BFSG gilt seit dem 28. Juni 2025 für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, die Verbraucherinnen und Verbrauchern angeboten oder bereitgestellt werden. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Bankdienstleistungen und Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr.

Für die rechtliche Einordnung sind unter anderem folgende Punkte relevant:

• Das BFSG betrifft grundsätzlich Angebote und Dienstleistungen für Verbraucherinnen und Verbraucher.
• Nicht jede Rechnung fällt allein aufgrund ihrer Bezeichnung unter das Gesetz.
• Eine Rechnung kann Teil der Kommunikation oder Durchführung einer vom BFSG erfassten Dienstleistung sein.
• Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten oder erbringen, sind nach § 3 Absatz 3 BFSG grundsätzlich ausgenommen.
• Für öffentliche Stellen können zusätzliche gesetzliche Anforderungen gelten.
• Im B2B-Bereich kann Barrierefreiheit freiwillig, vertraglich oder aufgrund anderer Vorgaben relevant sein.

Als Kleinstunternehmen gelten nach dem BFSG Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens zwei Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit erläutert diese Ausnahme in ihren FAQ.

Unabhängig von einer konkreten gesetzlichen Verpflichtung enthalten Rechnungen geschäftlich und rechtlich wichtige Informationen. Eine barrierefreie Rechnung ermöglicht Menschen mit Behinderungen, diese Informationen selbstständig zu prüfen und Zahlungen eigenständig vorzunehmen.

Der genaue Anwendungsbereich ergibt sich aus dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Die Einordnung eines konkreten Einzelfalls sollte bei rechtlichen Zweifeln fachkundig geprüft werden.

Welche Vorteile haben barrierefreie E-Rechnungen?

Barrierefreie E-Rechnungen erfüllen nicht nur technische Anforderungen. Sie verbessern den gesamten Rechnungsprozess.

Zu den möglichen Vorteilen gehören:

• selbstständiger Zugang zu wichtigen Zahlungsinformationen
• bessere Nutzbarkeit mit Screenreadern und Braillezeilen
• klarere und konsistentere Dokumentstrukturen
• weniger Rückfragen zu Rechnungspositionen und Zahlungsdaten
• maschinelle Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen
• bessere Voraussetzungen für automatisierte Abläufe
• Verbindung von Barrierefreiheit und E-Rechnung in einer Datei
• zukunftsfähige und verantwortungsvolle Kundenkommunikation

Barrierefreiheit sollte deshalb nicht erst bei einer individuellen Anfrage berücksichtigt werden. Wird sie bereits in die Rechnungserstellung integriert, entsteht eine verlässlichere und besser skalierbare Lösung.

Checkliste für eine barrierefreie E-Rechnung

Eine barrierefreie und maschinenlesbare Rechnung sollte folgende Fragen positiv beantworten:

• Besitzt das PDF eine semantische Tag-Struktur?
• Ist die Lesereihenfolge logisch?
• Sind Rechnungspositionen als verständliche Tabelle ausgezeichnet?
• Sind Überschriftenzellen den zugehörigen Datenzellen korrekt zugeordnet?
• Sind Dokumentsprache und Dokumenttitel hinterlegt?
• Sind wichtige Grafiken verständlich beschrieben?
• Werden dekorative Elemente von Screenreadern ignoriert?
• Bleiben Informationen auch ohne Farbwahrnehmung verständlich?
• Sind Texte und wichtige visuelle Elemente ausreichend kontrastreich?
• Können alle Rechnungsinhalte mit einem Screenreader erfasst werden?
• Erfüllt die PDF-Ausgabe die Anforderungen von PDF/UA?
• Erfüllt die Datei die für ZUGFeRD erforderlichen PDF/A-3-Anforderungen?
• Sind strukturierte XML-Rechnungsdaten eingebettet?
• Entsprechen die Rechnungsdaten der EN 16931?
• Wurden die PDF-Ausgabe und die strukturierten Rechnungsdaten geprüft?
• Wurden zusätzlich die nicht vollständig automatisierbaren Anforderungen kontrolliert?

Häufige Fragen zu barrierefreien Rechnungen

Was ist eine barrierefreie Rechnung?

Eine barrierefreie Rechnung kann auch mit assistiven Technologien vollständig gelesen und verstanden werden. Dafür benötigt sie unter anderem eine semantische Dokumentstruktur, eine logische Lesereihenfolge und zugänglich aufgebaute Tabellen.

Müssen Rechnungen nach dem BFSG barrierefrei sein?

Das BFSG schreibt nicht pauschal vor, dass jede Rechnung als PDF/UA-Dokument ausgegeben werden muss. Ob eine Rechnung betroffen ist, hängt unter anderem vom Anwendungsbereich des Gesetzes und der zugrunde liegenden Dienstleistung ab.

Ist PDF/A dasselbe wie PDF/UA?

Nein. PDF/A dient primär der langfristigen Archivierung. PDF/UA beschreibt Anforderungen an barrierefreie PDF-Dokumente. Eine Rechnung kann beide Standards gleichzeitig erfüllen.

Ist eine E-Rechnung automatisch barrierefrei?

Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten für die maschinelle Verarbeitung. Die für Menschen bestimmte Darstellung muss zusätzlich barrierefrei umgesetzt werden.

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung automatisch barrierefrei?

Nein. ZUGFeRD regelt die Verbindung zwischen der PDF-Darstellung und den eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Die sichtbare PDF-Komponente muss zusätzlich barrierefrei strukturiert werden.

Ist eine XRechnung mit einem Screenreader lesbar?

Eine XRechnung besteht grundsätzlich aus strukturierten XML-Daten und ist primär für die maschinelle Verarbeitung bestimmt. Für eine gut verständliche Nutzung durch Menschen wird eine geeignete barrierefreie Visualisierung benötigt.

Welche E-Rechnungsformate unterstützt HSDSYNC?

HSDSYNC unterstützt ausschließlich ZUGFeRD. Eine separate XRechnung wird nicht erzeugt.

Sind die ZUGFeRD-Rechnungen von HSDSYNC EN-16931-konform?

Ja. HSDSYNC erzeugt ZUGFeRD-Rechnungsdaten, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Nicht EN-konforme Profile wie MINIMUM und BASIC-WL werden dafür nicht verwendet.

Sind die PDF-Rechnungen von HSDSYNC PDF/UA-konform?

Ja. Die von HSDSYNC erzeugten PDF-Rechnungen sind PDF/UA-konform. Damit wird die sichtbare Rechnung mit einer semantischen Dokumentstruktur für assistive Technologien bereitgestellt.

Kann eine Rechnung gleichzeitig PDF/UA- und PDF/A-konform sein?

Ja. Beide Standards verfolgen unterschiedliche und miteinander kombinierbare Ziele. PDF/UA betrifft die barrierefreie Dokumentstruktur. PDF/A-3 bildet bei ZUGFeRD die technische Grundlage für die Einbettung der XML-Rechnungsdaten.

Können barrierefreie Rechnungen automatisch erzeugt werden?

Ja. Da Rechnungen wiederkehrende Strukturen besitzen, können Überschriften, Tabellen, Lesereihenfolge und Dokumenteigenschaften bereits bei der Erzeugung semantisch ausgezeichnet werden. Automatische Prüfungen und ergänzende Qualitätskontrollen bleiben dennoch wichtig.

Fazit: Barrierefreiheit und E-Rechnung gemeinsam umsetzen

Eine E-Rechnung ist nicht automatisch barrierefrei. Gleichzeitig macht PDF/UA allein aus einer PDF-Datei noch keine strukturierte E-Rechnung.

Erst die Verbindung der unterschiedlichen technischen Ebenen schafft ein Dokument, das sowohl für Menschen zugänglich als auch für Softwaresysteme maschinell verarbeitbar ist:

• PDF/UA sorgt für die barrierefreie Dokumentstruktur.
• PDF/A-3 ermöglicht die Einbettung strukturierter Daten.
• ZUGFeRD verbindet die sichtbare Rechnung mit der XML-Datei.
• EN 16931 definiert das semantische Datenmodell der E-Rechnung.

HSDSYNC führt diese Ebenen in einem automatisierten Rechnungsprozess zusammen. Die Lösung erzeugt PDF/UA-konforme Rechnungen mit EN-16931-konformen Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format und schafft damit eine gemeinsame Grundlage für Barrierefreiheit und digitale Rechnungsverarbeitung.