Wer Rechnungen und Zahlungen über HubSpot verwaltet, benötigt einen zuverlässigen Weg zur weiteren Verarbeitung der Daten in der Buchhaltung. Genau an dieser Stelle setzt HSDSYNC an. Die im HubSpot App Marketplace veröffentlichte App verbindet HubSpot Revenue Hub, optional Stripe und DATEV-nahe Buchhaltungsprozesse. Unternehmen können damit Rechnungs-, Zahlungs- und Transaktionsdaten zentral zusammenführen, auswerten und für die weitere Verarbeitung vorbereiten.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist eine Schnittstelle zwischen HubSpot und DATEV sinnvoll?
HubSpot unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Kontakten, Unternehmen, Produkten, Angeboten, Abonnements, Rechnungen und Zahlungen. In der Buchhaltung kommen dagegen häufig DATEV-Produkte zum Einsatz. Dadurch entstehen getrennte Prozesse: Rechnungen werden in HubSpot erstellt, Zahlungen gegebenenfalls über Stripe abgewickelt und die relevanten Informationen anschließend für die Buchhaltung oder die Steuerberatung aufbereitet.
Ohne eine geeignete Integration müssen Daten manuell gesucht, abgeglichen und übertragen werden. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von unvollständigen Angaben, falschen Zuordnungen und doppelten Eingaben. HSDSYNC wurde entwickelt, um diese Lücke zu verkleinern. Die App führt relevante Informationen aus HubSpot und optional Stripe in einer zentralen Anwendung zusammen.
HubSpot Revenue Hub als Ausgangspunkt
Mit HubSpot Revenue Hub lassen sich unter anderem Produkte, Angebote, Rechnungen, Abonnements und Zahlungen verwalten. Kontakte, Unternehmen und Vertriebsinformationen befinden sich damit bereits im CRM. Für die Buchhaltung reicht die reine Erstellung einer Rechnung jedoch nicht immer aus. Zusätzlich müssen Zahlungseingänge, Erstattungen, Gebühren und weitere Transaktionen nachvollziehbar zugeordnet werden.
HSDSYNC greift auf die vorhandenen Daten aus HubSpot zu und stellt sie für nachgelagerte Rechnungs-, Berichts- und Buchhaltungsprozesse strukturiert bereit. Eine zusätzliche doppelte Pflege der gleichen Stammdaten soll dadurch möglichst vermieden werden.
Stripe-Zahlungen mit Rechnungen zusammenführen
Stripe kann als Zahlungsdienstleister mit HubSpot Revenue Hub verbunden werden. Unternehmen können dadurch unterschiedliche digitale Zahlungsmethoden anbieten und Zahlungsvorgänge über HubSpot abwickeln. Die Nutzung von Stripe ist für HSDSYNC nicht in jedem Szenario zwingend erforderlich. Die Integration ist vor allem für Unternehmen relevant, die Zahlungen, Erstattungen und weitere Transaktionen aus Stripe gemeinsam mit ihren HubSpot-Rechnungen verwalten und auswerten möchten. HSDSYNC stellt die dazugehörenden Daten zentral bereit. Dadurch können die Beziehungen zwischen einer Rechnung, dem Zahlungseingang und weiteren Transaktionen besser nachvollzogen werden.
Rechnungs- und Zahlungsdaten zentral verwalten
Wenn Rechnungen in HubSpot erstellt und Zahlungen über Stripe abgewickelt werden, verteilen sich die benötigten Informationen auf mehrere Systeme.
Für die kaufmännische Prüfung müssen unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:
- Welche Rechnungen wurden erstellt?
- Welche Rechnungen wurden bezahlt?
- Welche Zahlungen gehören zu welcher Rechnung?
- Welche Beträge wurden erstattet?
- Welche Transaktionen sind noch offen?
- Welche Auszahlungen wurden über Stripe abgewickelt?
- Welche Daten werden für die Buchhaltung benötigt?
HSDSYNC führt diese Informationen in einer zentralen Übersicht zusammen. Aktuelle und historische Daten können dadurch leichter geprüft, ausgewertet und für nachgelagerte Prozesse aufbereitet werden. Das reduziert den manuellen Abstimmungsaufwand zwischen Vertrieb, Verwaltung, Buchhaltung und Steuerberatung.
Daten für DATEV und die Steuerberatung vorbereiten
DATEV ist für viele Unternehmen und Steuerkanzleien das zentrale System zur weiteren buchhalterischen Verarbeitung. Dafür müssen Rechnungs- und Zahlungsinformationen vollständig, nachvollziehbar und strukturiert vorliegen. HSDSYNC bereitet die relevanten Daten aus HubSpot und optional Stripe für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse auf. Dazu können je nach genutztem Funktionsumfang unter anderem gehören:
- Rechnungen und Rechnungspositionen
- Kontakte und Unternehmen
- Produkte und Leistungen
- Zahlungen und Transaktionen
- Erstattungen
- Stripe-Auszahlungen
- Steuerinformationen
- Rechnungsnummern und Belegdaten
- strukturierte Rechnungsdaten
Der konkrete Weg zur weiteren Verarbeitung hängt von den eingesetzten DATEV-Produkten, den verfügbaren technischen Schnittstellen und den mit der Steuerkanzlei abgestimmten Abläufen ab. HSDSYNC bleibt deshalb technologieoffen. Exportmöglichkeiten, DATEV-Anbindungen und weitergehende Synchronisationsprozesse können auf dieser Grundlage schrittweise ausgebaut werden.
Eine vollständig bidirektionale Synchronisierung mit sämtlichen DATEV-Produkten ist damit nicht automatisch verbunden. Entscheidend ist, welche Daten und Übertragungswege im jeweiligen Unternehmen tatsächlich benötigt werden.
E-Rechnungen und barrierefreie Rechnungsdokumente
HSDSYNC erweitert die Rechnungsprozesse aus HubSpot um die Erstellung von EN-16931-konformen ZUGFeRD-Rechnungen und PDF/UA-konformen Rechnungsdokumenten. Damit verbindet die App maschinenlesbare Rechnungsdaten mit einer für Menschen barrierefreien PDF-Darstellung. Die technischen Unterschiede zwischen PDF/UA, PDF/A-3, ZUGFeRD, XRechnung und EN 16931 erläutern wir ausführlich in unserem Beitrag über barrierefreie Rechnungen und E-Rechnungen.
Funktionen von HSDSYNC
HSDSYNC führt relevante Daten aus HubSpot und optional Stripe in einer zentralen Webanwendung zusammen. Zu den wesentlichen Funktionen gehören:
- Verbindung mit HubSpot Revenue Hub
- optionale Anbindung eines Stripe-Kontos
- Synchronisierung relevanter Rechnungs- und Zahlungsdaten
- zentrale Übersicht über Rechnungen und Transaktionen
- Zuordnung von Rechnungen und Zahlungseingängen
- Darstellung aktueller und historischer Daten
- Berichte und Auswertungen
- Erstellung EN-16931-konformer ZUGFeRD-Rechnungen
- Erstellung PDF/UA-konformer Rechnungsdokumente
- strukturierte Vorbereitung für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse
- deutsch- und englischsprachige Benutzeroberfläche
Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer Datenfluss zwischen Vertrieb, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung.
Für welche Unternehmen ist HSDSYNC geeignet?
HSDSYNC richtet sich an Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse in HubSpot abbilden und die anschließende Verarbeitung in der Buchhaltung vereinfachen möchten.
Besonders relevant ist die App für Unternehmen, die:
- HubSpot Revenue Hub für Rechnungen oder Abonnements einsetzen,
- Zahlungen optional über Stripe abwickeln,
- Rechnungs- und Zahlungsdaten gemeinsam auswerten möchten,
- DATEV oder DATEV-nahe Prozesse in der Buchhaltung nutzen,
- manuelle Exporte und doppelte Dateneingaben reduzieren möchten,
- strukturierte und nachvollziehbare Daten für die Steuerberatung benötigen,
- moderne und barrierefreie Rechnungsdokumente erstellen möchten.
Welche HubSpot-Lizenz und welcher HSDSYNC-Tarif benötigt werden, hängt vom gewünschten Funktionsumfang und der Anzahl der monatlichen Transaktionen ab.
HSDSYNC im HubSpot App Marketplace
HSDSYNC ist seit August 2026 offiziell im HubSpot App Marketplace verfügbar.
Dort finden Sie die aktuellen Funktionen, technischen Voraussetzungen und verfügbaren Preismodelle. Nach der Installation können Sie HSDSYNC mit Ihrem HubSpot-Portal verbinden. Abhängig vom gewünschten Prozess lässt sich zusätzlich ein Stripe-Konto anbinden.
HSDSYNC im HubSpot App Marketplace ansehen
Weitere Informationen zur Einrichtung, zu den Integrationen und zur Nutzung der App finden Sie in den HSDSYNC Knowledge Docs.
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