Email Signatur erstellen und verwalten

Artikel aktualisiert am 05.11.2024

Inhaltsverzeichnis

1. Aktuelle Trends Email Clients
2. Was gehört in eine Email Signatur?
3. Wie erstelle ich eine professionelle Email Signatur?
4. Responsive Email Signatur
5. Verschiedene Endgeräte zum Lesen
6. Tag und Nachtmodus
7. Produktempfehlung

Aktuelle Trends Email Clients

Das bekannteste Email-Programm auf Computern war vermutlich viele Jahre lang Microsoft Outlook. Wie eine Standard E-Mail-Signatur Outlook funktioniert, erklärt Microsoft in dem Artikel Erstellen einer E-Mail Signatur.
Fortgeschrittene Administratoren können auch serverseitige Regeln im Exchange Admin Center nutzen. Auch kann für eine Email Signatur Vorlage Word behilflich sein. Warum das nicht die ideale Lösung ist, erklären wir später in diesem Beitrag.

Ein Blick in die Statistiken verrät, dass es eine weltweit andere Entwicklung bei Nutzerinnen und Nutzern gibt. Laut der Website Statista.com wurden im Juli 2021 folgende 8 Email Clients am meisten verwendet:

Die Nutzung von mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones hat dazu geführt, dass mittlerweile 4 von 5 Nutzerinnen und Nutzer regelmäßig Emails mobil lesen und auch gelegentlich schreiben. Diese Information stammt aus einer Studie des Marktforschungsinstituts Convios Consulting. Aufgrund dieser Tatsache sollten sich Absenderinnen und Absender von professionellen Emails auch Gedanken darüber machen, wie die Darstellung der Email und Email Signatur auf allen Endgeräten sichergestellt werden kann.

Was gehört in eine EMail Signatur?

In einer privaten Signatur sind häufige Angaben:

• Vor-und Nachname
• Telefonnummer
• Email Adresse
• Links zu Profilen in sozialen Netzwerken

Möchten Sie eine geschäftliche Email Signatur erstellen, gibt es andere rechtliche Grundlagen. Bereits seit dem 01. Januar 2007 gelten geschäftliche Emails als Geschäftsbriefe. Daher sind auch einige Pflichtangaben zwingend erforderlich:

• Name der Firma und Rechtsform gemäß Handelsregister
• Anschrift beziehungsweise Firmensitz
• Registergericht inklusive Registrierungsnummer im Handelsregister
• Namen der Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sowie je nach Geschäftsform auch Vorstandsvorsitzende und Ausichtsratvorsitzende
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten außerdem ihre Stellung im Unternehmen und individuelle Kontaktdaten hinterlegen.

Wie erstelle ich eine professionelle Email Signatur?

Die Suche nach einer Lösung zur zentralen Verwaltung einer professionellen Signatur hat uns bewogen, diesen Artikel zu erstellen. Beginnen Sie zum Beispiel nach dem Begriff Email Signatur-Generator zu suchen, werden verschiedene Ergebnisse der Suchmaschinen angezeigt. Daher fällt die Qual der Wahl schwerer als zunächst befürchtet. Verschiedene Angebote locken erst mit kostenlosen Einstiegslösungen, beim genaueren Hinsehen kommen Sie aber oft nicht um eine kostenpflichtige Lösung herum, was auch grundsätzlich nicht schlimm ist, wenn die Ergebnisse zufriedenstellend sind.

Bei verschiedenen Versuchen eine Signatur so zu gestalten, dass die Darstellung fehlerfrei funktioniert, kamen wir bei unseren Tests zum Ergebnis, dass die Standard-Lösung von Outlook nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Was auf den ersten Blick schnell zu realisieren sein scheint, kann schnell mehrere Stunden Zeit in Anspruch nehmen. Wie sich schon bei dem Erstellen von Websites als technisch einwandfrei funktionierend herausgestellt hat, ist auch für eine gut funktionierende Email Signatur HTML Code erforderlich. Doch auch das Generieren von Signaturen in herkömmlichen HTML Code hat sich bei dem von uns genutzen Setup als äußerst umständlich erwiesen. Nicht in allen Programmen wurden die Mails gleich dargestellt.

Responsive Email Signatur